سياسة الخصوصية | ماي إجنسي للتوظيف الخارجي في إثيوبيا

في شركة ماي إجنسي للتوظيف الخارجي ("ماي إجنسي"، "نحن"، "لنا" أو "خاصتنا")، نحرص على جمع واستخدام المعلومات الضرورية بشكل معقول فقط لإدارة علاقاتنا التجارية وتنفيذ أنشطة التوظيف الخارجي.

توضح سياسة الخصوصية هذه كيفية التعامل مع المعلومات عند زيارة موقعنا، أو التواصل معنا بشأن شراكة، أو تقديم متطلبات للقوى العاملة، أو المشاركة في إجراءات التوظيف، أو التعامل مع خدماتنا بأي صورة أخرى.

ولأغراض هذه السياسة، تشير عبارتا "أنتم" أو "بياناتكم"، بحسب السياق، إلى زائر الموقع، أو ممثل الوكالة الشريكة، أو جهة الاتصال المؤسسية، أو المرشح، أو أي شخص آخر تقوم ماي إجنسي بمعالجة معلوماته.

وتقوم منهجيتنا على مبدأ بسيط: يجب جمع المعلومات لغرض واضح، وألا يتم استخدامها بصورة أوسع مما يتطلبه ذلك الغرض.

1. معلومات مختلفة بحسب طبيعة العلاقة

تتعامل ماي إجنسي مع أنواع مختلفة من الأفراد والجهات، ولذلك لا نطلب المعلومات نفسها من الجميع.

وقد تتعلق المعلومات بـ:

زوار الموقع.
وكالات الاستقدام المحتملة.
شركاء التوظيف الحاليين.
ممثلي الشركات.
المرشحين.
مزودي الخدمات المعتمدين.
أي أطراف أخرى تشارك في عملية توظيف مشروعة.

ويعتمد نوع المعلومات المطلوبة على طبيعة العلاقة والمرحلة التي وصلت إليها.

2. المعلومات المقدمة من خلال الموقع

قد يتيح موقعنا للمستخدمين التواصل مع ماي إجنسي بشأن الخدمات أو الشراكات أو احتياجات القوى العاملة.

وقد تشمل المعلومات المقدمة من خلال الاستفسار العام:

الاسم.
اسم الشركة أو الوكالة.
البريد الإلكتروني.
رقم الهاتف أو بيانات المراسلة.
الدولة.
نوع الاستفسار.
احتياجات القوى العاملة.
المعلومات الواردة في الرسالة.

ونستخدم هذه المعلومات بشكل أساسي لفهم الاستفسار وتقديم الرد المناسب.

ولا يؤدي إرسال نموذج عبر الموقع تلقائيًا إلى إدراج المرسل ضمن نظام فعلي لمعالجة طلبات التوظيف أو بيانات المرشحين.

3. معلومات الشراكة

إذا تطور الاستفسار الأولي إلى شراكة محتملة مع وكالة أو جهة مؤسسية، فقد نطلب معلومات إضافية.

وقد تشمل:

الاسم القانوني للمنشأة.
بيانات الممثلين المخولين.
معلومات التراخيص أو التصاريح.
دولة العمل.
الأسواق أو الدول المستهدفة.
فئات القوى العاملة.
أحجام أو أعداد التوظيف.
خطابات الطلب.
مواصفات الوظائف.
المراسلات التجارية.
مستندات الشراكة الداعمة.

وتساعدنا هذه المعلومات على تقييم العلاقة المقترحة وإعداد الترتيبات التجارية أو التوظيفية المناسبة.

4. تبدأ بيانات المرشح لغرض توظيف محدد

تتم معالجة معلومات المرشحين بصورة منفصلة عن استفسارات الموقع العامة.

وقد تجمع ماي إجنسي بيانات المرشح عندما يشارك الفرد في عملية توظيف فعلية مرتبطة بطلب قوى عاملة، أو برنامج توظيف، أو نشاط عمل خارجي مصرح به.

ولا تهدف ماي إجنسي إلى جمع معلومات المرشحين لمجرد إنشاء قواعد بيانات مفتوحة أو غير محددة الغرض.

ويجب أن تظل بيانات المرشح مرتبطة بغرض مشروع يتعلق بالتوظيف أو التوثيق أو التقييم أو السفر.

5. أنواع بيانات المرشحين

بحسب الوظيفة ومرحلة التوظيف، قد تشمل بيانات المرشح:

الاسم الكامل.
بيانات التواصل.
الصورة الشخصية.
معلومات الهوية.
بيانات جواز السفر أو وثائق السفر.
التاريخ الوظيفي.
الخبرات العملية.
المهارات.
القدرات اللغوية.
معلومات التعليم أو التدريب.
سجلات المقابلات.
نتائج التقييم.
تفاصيل الوظيفة المقترحة والدولة الوجهة.
مستندات التوظيف.

ويجب ألا يتم طلب سوى المعلومات المرتبطة بشكل معقول بإجراءات التوظيف ذات الصلة.

6. المعلومات الطبية وغيرها من البيانات الحساسة

قد تتطلب بعض إجراءات التوظيف معلومات تحتاج إلى مستوى أعلى من الحماية.

وقد تشمل، عند الاقتضاء:

نتائج الفحوصات الطبية.
معلومات اللياقة الصحية.
مستندات الهوية.
وثائق السفر.
سجلات التوظيف الرسمية.
أي معلومات أخرى تعامل باعتبارها حساسة وفقًا للمتطلبات المعمول بها.

وتسعى ماي إجنسي إلى قصر الوصول إلى هذه المعلومات على الأشخاص والجهات التي تحتاج إليها لغرض مشروع يتعلق بالتوظيف أو الامتثال أو السفر.

ولا ينبغي استخدام المعلومات الحساسة في أغراض تجارية أو تسويقية غير مرتبطة بعملية التوظيف.

7. لماذا نستخدم معلومات الشركاء؟

قد تُستخدم المعلومات الواردة من وكالات الاستقدام الشريكة وجهات الاتصال المؤسسية من أجل:

الرد على الاستفسارات.
التحقق من الجهة الطالبة.
مراجعة فرص الشراكة.
تقييم احتياجات القوى العاملة.
مراجعة خطابات الطلب.
إعداد ترتيبات الخدمة.
التواصل بشأن استقطاب المرشحين.
تنسيق طلبات التوظيف القائمة.
الاحتفاظ بسجلات الأعمال والامتثال المناسبة.

ولا نقوم بجمع بيانات الاتصال الخاصة بالشركاء بغرض بيع قوائم بيانات أو إنشاء قواعد تجارية لا علاقة لها بخدماتنا.

8. لماذا نستخدم معلومات المرشحين؟

قد تتم معالجة معلومات المرشحين لدعم مراحل مثل:

التسجيل.
الفحص الأولي.
المقابلات.
تقييم المهارات.
مطابقة المرشحين بالوظائف.
إعداد الملفات.
تنسيق الفحوصات الطبية.
التدريب.
معالجة المستندات.
الإجراءات المتعلقة بالتأشيرة.
التجهيز للسفر.
تنسيق التوظيف والوصول.

وقد يتغير الغرض العملي مع انتقال المرشح بين مراحل التوظيف، لكنه يجب أن يظل مرتبطًا بأنشطة مشروعة للتوظيف الخارجي.

9. مشاركة ملفات المرشحين لغرض محدد

يجوز لماي إجنسي تقديم ملفات المرشحين إلى شريك معتمد عند وجود طلب توظيف حقيقي.

ولا يُقصد من معلومات المرشحين أن يتم توزيعها بصورة مفتوحة بين جهات لا علاقة لها بالطلب.

وقد تتم مشاركة الملف عندما يكون ذلك ضروريًا من أجل:

مراجعة مدى ملاءمة المرشح.
ترتيب المقابلات.
دعم عملية الاختيار.
إعداد مستندات العمل.
مواصلة إجراءات توظيف معتمدة.

ولا يؤدي تقديم ملف المرشح إلى نقل ملكية بياناته الشخصية إلى الوكالة المستقبِلة.

10. خطابات الطلب ومشاركة البيانات

عندما تعتمد عملية التوظيف على خطاب طلب أو طلب رسمي للقوى العاملة، فقد تتم مشاركة بيانات المرشح مع الشريك المعتمد في الدولة الوجهة والمرتبط بذلك الطلب.

وتسعى ماي إجنسي إلى ضمان عدم الإفصاح عن معلومات المرشحين إلا للجهات المشاركة بصورة معقولة في عملية التوظيف ذات الصلة.

ولا ينبغي للوكالة المستقبِلة اعتبار حصولها على بيانات المرشح لطلب معين بمثابة إذن لاستخدام المعلومات نفسها في عمليات توظيف أخرى غير مرتبطة.

وعندما تتغير الظروف، فقد تكون هناك حاجة إلى تصريح أو توضيح إضافي قبل استخدام البيانات لغرض مختلف.

11. المعلومات التي قد تتم مشاركتها أثناء التوظيف

بحسب طبيعة إجراءات التوظيف، قد يكون من الضروري أيضًا مشاركة بعض المعلومات مع جهات معتمدة مثل:

شركاء الاستقدام.
ممثلي أصحاب العمل.
الجهات الحكومية.
مقدمي الخدمات الطبية.
جهات التدريب.
مزودي خدمات معالجة المستندات.
مقدمي خدمات التأشيرات أو الإجراءات الإدارية.
جهات السفر والتجهيز.
أي أطراف أخرى تشارك بصورة مشروعة في عملية السفر والتوظيف.

ويجب أن تكون كمية المعلومات التي تتم مشاركتها متناسبة مع الغرض الذي يتم طلبها من أجله.

12. نقل بيانات المرشحين عبر الحدود

نظرًا لأن ماي إجنسي تقدم خدمات التوظيف الخارجي، فقد يكون من الضروري نقل معلومات بعض المرشحين من إثيوبيا إلى الدولة الوجهة.

وقد يكون ذلك ضروريًا من أجل:

تقديم المرشحين.
إجراء المقابلات.
إتمام الاختيار.
إعداد العقود.
دعم إجراءات التأشيرات.
استكمال المعاملات الحكومية.
ترتيب السفر.
تنسيق التوظيف في الدولة الوجهة.

ويجب أن تظل مشاركة البيانات عبر الحدود مرتبطة بغرض توظيف مشروع وأن تتم وفقًا لمتطلبات حماية البيانات والتوظيف الخارجي المعمول بها.

ولا يمنح استلام المعلومات للشريك الخارجي الحق في بيع بيانات المرشح أو نشرها أو استخدامها لأغراض غير مرتبطة بالتوظيف.

13. المعالجة الحكومية والتنظيمية

قد يلزم تقديم بعض سجلات التوظيف إلى الجهات المختصة أو معالجتها من خلالها ضمن إجراءات العمل الخارجي الرسمية.

وقد تشمل المعلومات المطلوبة من أجل:

اعتماد إجراءات التوظيف.
التحقق من الهوية.
إعداد وثائق العمل.
معالجة التأشيرات.
إجراءات الهجرة.
المراجعة التنظيمية.
التقارير الحكومية.
أي أنشطة أخرى يفرضها القانون.

ويجوز لماي إجنسي الإفصاح عن المعلومات ذات الصلة عندما يكون ذلك مطلوبًا بموجب القانون المعمول به أو إجراء حكومي معتمد.

14. المسؤولية بعد مشاركة المعلومات

لا تقع مسؤولية حماية البيانات على ماي إجنسي وحدها.

فعندما يتلقى أحد الشركاء بيانات المرشحين، يُتوقع منه:

استخدامها فقط للغرض التوظيفي المقصود.
الحفاظ على سريتها.
قصر الوصول عليها على الأشخاص المخولين.
حماية نسخ المستندات.
تجنب النسخ غير الضروري.
منع الإفصاح غير المصرح به.
عدم نشرها دون تصريح مناسب.
الالتزام بمتطلبات الخصوصية المطبقة في دولته.

ويجوز لماي إجنسي وقف أو تقييد مشاركة البيانات مستقبلًا إذا وجدت أسبابًا معقولة للاعتقاد بأن معلومات المرشحين يتم إساءة استخدامها.

15. دقة معلومات التوظيف

تُعد دقة المعلومات مهمة في سجلات الأعمال والتوظيف على حد سواء.

وينبغي للمرشحين والشركاء تقديم معلومات صحيحة ومكتملة بشكل معقول.

وعند اكتشاف معلومات غير دقيقة، يجوز لماي إجنسي:

طلب توضيحات.
تصحيح السجل.
طلب مستندات محدثة.
تأجيل الإجراءات إلى حين معالجة المشكلة.

كما يجوز للمرشحين طلب تصحيح البيانات الشخصية غير الدقيقة المرتبطة بهم، مع مراعاة المتطلبات المعمول بها.

16. تقنيات الموقع وملفات تعريف الارتباط

قد يقوم موقعنا بمعالجة قدر محدود من المعلومات التقنية بصورة تلقائية بما يلزم للتشغيل الطبيعي والأمان وتحسين الأداء.

وبحسب التقنيات المستخدمة، قد تشمل هذه المعلومات:

عنوان بروتوكول الإنترنت (IP).
معلومات المتصفح.
نوع الجهاز.
الصفحات التي تمت زيارتها.
بيانات عامة حول التفاعل.
ملفات تعريف الارتباط (Cookies) أو تقنيات مماثلة.

وقد تساعدنا هذه المعلومات في الحفاظ على وظائف الموقع وفهم أنماط الاستخدام العامة.

ويمكن للمستخدم إدارة إعدادات ملفات تعريف الارتباط المتاحة من خلال المتصفح، مع العلم أن تعطيل بعض التقنيات قد يؤثر على طريقة عمل أجزاء من الموقع.

17. نحن لا نبيع أو نؤجر البيانات الشخصية

لا تقوم ماي إجنسي ببيع أو تأجير البيانات الشخصية للمرشحين، أو معلومات الاستفسارات الواردة عبر الموقع، أو بيانات الاتصال الخاصة بالشركاء كمنتج تجاري.

وعندما تتم مشاركة المعلومات مع جهة أخرى، فيجب أن يكون ذلك مرتبطًا بـ:

عملية توظيف مشروعة.
خدمة تجارية ضرورية لتنفيذ تلك العملية.
التزام قانوني أو تنظيمي.
غرض آخر مناسب ومصرح به.

ولا تُعد مشاركة معلومات المرشح مع وكالة استقدام معتمدة لتنفيذ طلب فعلي للقوى العاملة مماثلة لبيع البيانات الشخصية إلى أطراف غير مرتبطة بعملية التوظيف.

18. أمن البيانات

تستخدم ماي إجنسي إجراءات تنظيمية وتقنية معقولة تهدف إلى حماية المعلومات الواقعة تحت إدارتنا.

وقد صُممت هذه الإجراءات لتقليل مخاطر:

الوصول غير المصرح به.
الفقدان.
الإفصاح العرضي.
التعديل غير السليم.
إساءة الاستخدام.
التوزيع غير المصرح به.

ويجب أن يقتصر الوصول إلى السجلات على أساس الحاجة التشغيلية المشروعة.

ومع ذلك، لا يمكن ضمان أن يكون أي نظام إلكتروني أو اتصال بالإنترنت أو وسيلة اتصال رقمية آمنة بصورة كاملة.

19. مدة الاحتفاظ بالمعلومات

لا نهدف إلى الاحتفاظ بالمعلومات إلى أجل غير محدد دون سبب مشروع.

وقد تعتمد مدة الاحتفاظ المناسبة على:

ما إذا كان الاستفسار لا يزال قائمًا.
ما إذا كانت الشراكة قد بدأت.
ما إذا كانت عملية التوظيف لا تزال مستمرة.
المرحلة التي وصل إليها المرشح.
المتطلبات التعاقدية.
احتياجات حفظ السجلات التجارية.
الالتزامات التنظيمية أو القانونية المطبقة.
الحاجة إلى معالجة مسألة قائمة.

وعندما لا يعود الاحتفاظ بالمعلومات ضروريًا بصورة معقولة، فقد يتم حذفها أو التخلص منها بأمان أو إخفاء هوية أصحابها أو أرشفتها حسب الاقتضاء.

20. حقوقكم وطلباتكم المتعلقة بالبيانات

مع مراعاة القانون المعمول به ومتطلبات الاحتفاظ المشروعة، يمكن للأفراد التواصل مع ماي إجنسي بشأن البيانات الشخصية التي نحتفظ بها عنهم.

وقد يتعلق الطلب بـ:

الاطلاع على البيانات الشخصية.
معرفة ما إذا كانت المعلومات تتم معالجتها.
تصحيح البيانات غير الدقيقة.
استكمال أو تحديث السجلات.
طلب الحذف عند الاقتضاء.
تقديم استفسار بشأن استخدام البيانات.
سحب الموافقة عندما تعتمد المعالجة عليها.

وقد نحتاج إلى التحقق من هوية مقدم الطلب قبل الاستجابة لطلب يتعلق بالبيانات الشخصية.

كما قد يكون من الضروري الاحتفاظ ببعض المعلومات إذا كان ذلك مطلوبًا لأغراض توظيف أو تعاقدية أو تنظيمية أو لحفظ السجلات بصورة مشروعة.

21. المعلومات المقدمة نيابة عن شخص آخر

ينبغي للشريك أو الممثل أو أي جهة أخرى تقديم بيانات شخص آخر إلى ماي إجنسي فقط عندما يكون لديه سبب وصلاحية مناسبة للقيام بذلك.

ويتعين على الجهة التي تقدم البيانات التأكد من أن المعلومات:

مرتبطة بغرض مشروع.
دقيقة بشكل معقول.
تم الحصول عليها بطريقة مناسبة.
يمكن استخدامها قانونيًا للغرض التجاري أو التوظيفي المقصود.

ويجوز لماي إجنسي طلب توضيحات إذا كان هناك شك حول كيفية الحصول على المعلومات أو مدى جواز معالجتها.

22. المواقع والأنظمة الخارجية

قد يوجه موقعنا أو مراسلات التوظيف المستخدمين إلى خدمات حكومية مستقلة، أو مواقع شركاء، أو منصات تواصل اجتماعي، أو أنظمة تابعة لأطراف أخرى.

وتعمل هذه الخدمات وفق سياسات الخصوصية والضوابط التقنية الخاصة بها.

ولا تتحمل ماي إجنسي مسؤولية ممارسات التعامل مع البيانات الخاصة بالخدمة الخارجية بعد أن يقدم المستخدم معلوماته إليها مباشرة.

وينبغي مراجعة سياسة الخصوصية ذات الصلة قبل تقديم البيانات الشخصية إلى أي منصة خارجية.

23. التغييرات في ممارسات التوظيف أو التعامل مع البيانات

قد تتغير إجراءات التوظيف، وتقنيات الموقع، وعمليات الأعمال، والمتطلبات المطبقة بمرور الوقت.

ويجوز لماي إجنسي تحديث سياسة الخصوصية هذه عند الحاجة لتعكس التغييرات في:

المعلومات التي نقوم بجمعها.
كيفية استخدام المعلومات.
إجراءات التوظيف.
تقنيات الموقع.
المتطلبات التنظيمية.
ترتيبات الشركاء.
الممارسات الداخلية المتعلقة بالبيانات.

وتوضح أحدث نسخة منشورة منهجيتنا العامة تجاه الخصوصية في ذلك الوقت.

وتظل الالتزامات القانونية أو التعاقدية القائمة مطبقة حيثما كان ذلك مناسبًا.

24. التواصل مع ماي إجنسي بشأن بياناتكم

إذا كان لديكم استفسار حول سياسة الخصوصية هذه، أو ترغبون في تصحيح معلومات، أو تقديم طلب يتعلق ببيانات شخصية مرتبطة بكم، فيرجى التواصل مع ماي إجنسي من خلال بيانات الاتصال الرسمية الموجودة في صفحة تواصل معنا.

وعند تقديم الطلب، يرجى توفير معلومات كافية تساعدنا على تحديد السجل المعني وفهم طبيعة الطلب.

كما يرجى تجنب إرسال نسخ جواز السفر أو السجلات الطبية أو مستندات الهوية أو غيرها من البيانات الحساسة غير الضرورية من خلال قناة استفسارات عامة، إلا إذا تم طلبها تحديدًا ضمن إجراء توظيف معتمد.